การมีฐานข้อมูล และ บัญชีรายชื่อลูกค้า ที่เพียงพอและทันเหตุการณ์  เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำตลาดทางตรง  เพราะกิจการจะไม่สามารถสื่อสารหรือเข้าใจถึงกลุ่มลูกค้าที่คาดหวังได้เลยหากปราศจากข้อมูลและบัญชีรายชื่อลูกค้า  อีกทั้งความพยายามทั้งหมดก็เหมือนจะสูญเปล่าเพราะไม่สามารถส่งสินค้าไปให้ถึงมือผู้ต้องการได้  ฐานข้อมูลและบัญชีรายชื่อลูกค้ามีประโยชน์ในแง่ต่างๆ  มากมายตั้งแต่ใช้ช่วยในการกำหนดส่วนต่างของการตลาด  การกำหนดยุทธ์การตลาดทางตรงไม่ว่าจะเป็น กลยุทธ์การสร้างสรรค์งานโฆษณา  กลยุทธสื่อ ตลอดจนใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลด้านต่าง ๆ อีกมากมาย แต่อย่างไรก็ตามการที่กิจการจะนำข้อมูลมาใช้ได้นั้นจะต้องเริ่มจากการจัดเก็บที่มีระบบ  เพื่อได้ประโยชน์จากข้อมูลอย่างต็มที่

วัตถุประสงค์การจัดทำบัญชีรายชื่อลูกค้า

1. ทราบถึงความสำคัญของบัญชีรายชื่อของลูกค้า
2. ทราบถึงวิธีการเบื้องต้นในการจัดทำบัญชีรายชื่อของลูกค้า
3. เพื่อให้เข้าใจถึงประเภทของฐานข้อมูล
4. ให้ทราบถึงองค์ประกอบของฐานข้อมูลลูกค้า

วิธีการจัดทำบัญชีรายชื่อลูกค้า

“ บัญชีรายชื่อลูกค้าทั่วไป ”  หมายถึงรายชื่อลูกค้าที่เคยติดต่อกับกิจการอย่างน้อย 1 ครั้ง ซึ่งอาจจะเคยชื้อสินค้าหรือบริการหรือไม่ก็ตาม  การทำบัญชีรายชื่อแบบนี้สามารถทำได้หลายวิธีเช่น

1. เชิญลูกค้ากรอกบัตรรายชื่อ  การสอบถามชื่อ-สกุล  ที่อยู่ของลูกค้า  โดยเตรียมบัตรสำหรับกรอก ชื่อ-ที่อยู่  ของลูกค้าไว้ก่อน  ในขณะที่ขายสินค้าหรือลูกค้าติดต่อมาก็ส่งบัตรรายชื่อให้กรอก  พร้อมเหตุผล  เช่น เพื่อแจ้งข่าวสารการลดราคา  เพื่อให้บริการหลังการขาย  หรือ  เพื่อจัดทำบัตรส่วนลด  บัตรสมาชิกให้ในภายหลัง   จะช่วยให้ลูกค้ายินดีที่จะให้ข้อมูลยิ่งมากขึ้น  หรืออาจมีแบบฟอร์มให้ลูกค้าที่สนใจซื้อกรอกข้อมูลพร้อมการสังซื้อจากสื่อต่าง ๆ
2. สอบถามจากลูกค้าโดยตรง  กิจการอาจใช้วิธีให้พนักงานขายเป็นผู้กรอก  โดยสอบถามข้อมูลต่าง ๆ จากลูกค้า  แต่พนักงานขายจะต้องชี้แจงก่อนเสมอ  โดยทางพนักงานขายหรือพนักงานรับโทรศัพท์เป็นผู้กรอก บัตรรายชื่อเอง
3. รวบรวมรายชื่อจากงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการ ผู้เข้าชมงานนิทรรศการหรืองานแสดงสินค้าต่าง ๆ ก็เป็นอีกกลุ่มหนึ่งที่มีความสนใจ  การจะได้ข้อมูลของคนกลุมนี้  อาจต้องมีการจัดตั้งโต๊ะพิเศษ  พร้อมเขียนประกาศแจ้งให้กรอกชื่อและที่อยู่   เพื่อทางกิจการจะได้ส่งของรางวัลบางอย่างไปให้  หรือเพื่อจับฉลากชิงโชครางวัล
   จะช่วยให้คนกลุ่มนี้ยินดีกรอกรายละเอียด
4. ใช้วิธีบริการหลังการขาย สินค้าบางประเภทต้องมีบริการหลังการขาย  โดยทั่วไปจะมีบัตรรับประกันสินค้าด้วย  ซึ่งลูกค้ามักจะยินดีกรอกรายละเอียดทุกอย่างอยู่แล้ว  จึงเป็นฐานข้อมูลที่ดีและรายละเอียดมากกว่าบัตรของลูกค้าที่แสดงข้างต้น  ส่วนรายละเอียดที่จำเป็นที่ควรจะได้จากลูกค้าจะได้กล่าวถึงในหัวข้อถัดไป
5. ใช้ประโยชน์จากใบส่งของขวัญในช่วงเทศการหรือวาระพิเศษ  บางคนอาจนิยมสั่งซื้อสินค้า ให้เป็นของขวัญแก่บุคคลอื่นโดยอาจจะมอบหมายให้ทางกิจการผู้จำหน่ายเป็นผู้จัดส่งให้ด้วย  ดังนั้นจึงควรถือโอกาสนี้ในการขอรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อ  ที่อยู่ของผู้ซื้อ  และผู้รับไว้เพื่อเก็บเป็นหลักฐานข้อมูลและการจัดทำบัญชีรายชื่อลูกค้าต่อไป
6. ใช้ประโยชน์จากการส่งบัตรกำนัล  หรือแบบสอบถาม ในกรณีที่มีการแจกบัตรลดราคา  บัตรแลกตัวอย่างสินค้าฟรี  หรือแบบสอบถามให้แก่ลูกค้าเมื่อลูกค้านำบัตรเหล่านั้นมาใช้บริการ  ทางกิจการควรบันทึกชื่อ-ที่อยู่ของลูกค้าไว้
7. อาศัยบัตรเครดิต เมื่อลูกค้าชำระค่าสินค้าหรือบริการ  ทางกิจการก็สามารถจดชื่อที่อยู่ของลูกค้าไว้
8. อาศัยลูกค้าแนะนำ เมื่อมีลูกค้าประจำ  อาจขอให้ลูกค้าแนะนำชื่อ-ที่อยู่ของบุคคลใกล้ชิดของลูกค้าที่คิดว่าน่าจะสนใจสินค้าหรือบริการของทางกิจการให้  หรืออาจสร้างสิ่งจูงใจให้เกิดการแนะนำรายชื่อให้กิจการ  เช่นหากลูกค้าได้รับแคตตาล็อกของกิจการแนะนำชื่อ-ที่อยู่  ของเพื่อนมาได้ 4  รายชื่อจะมีของสัมนาคุณส่งให้ถึงบ้านฟรีเป็นต้น  ( Member get Member )

ประโยชน์ของฐานข้อมูลลูกค้า

ฐานข้อมูลลูกค้าสำหรับการตลาดทางตรงแล้วจะช่วยให้กิจกรรมต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น  เช่น

1. การระบุถึงลูกค้ากลุ่มที่ทำกำไรได้มาก
2. สามารถช่วยทำให้ธุรกิจอื่น ๆ กับกลุ่มลูกค้าที่มีอยู่ได้
3. สามารถระบุและคัดเลือกลูกค้าที่มุ่งหวัดงได้ชัดเจนมากขึ้น
4. ช่วยกำหนดกลยุทธ์ที่จะเปลี่ยนลูกค้าที่มุ่งหวังให้เป็นลูกค้าของกิจการ
5. กระตุ้นให้ลูกค้ามีกิจกรรม
6. ใช้ช่วยในการพัฒนาการส่งเสริมการตลาดที่เหมาะสมได้
7. ใช้ช่วยระบุโอกาสใหม่ ๆ ทางการตลาด
8. พัฒนากลยุทธ์ที่จะดึงดูดลูกค้ากลุ่มนี้
9. วัดประสิทธภาพของโฆษณาและการส่งเสริมการตลาด
10. ลดการสูญเสียและเพิ่มผลผลิต
11. ประเมินผลสำเร็จของช่องทางที่ใช้
12. ลดต้นทุน และเพิ่มปริมาณการขาย  เป็นต้น

(http://nanosoft.co.th)