สำนักงานบัญชี

การวางระบบการบันทึกข้อมูล หรือ วางระบบบัญชี ของสำนักงานบัญชี จำเป็นต่อธุรกิจ แม้ธุรกิจขนาดย่อมอาจมีผู้ประกอบการเพียงคนเดียวที่ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมด หรือจำนวนเงินที่หมุนเวียนในการค้าเป็นจำนวนไม่มากนัก แต่การบันทึกของสำนักงานบัญชีโดยมี ระบบบัญชี ที่ดีจะคอยควบคุมและแสดงสถานภาพทางการเงิน ตลอดจนไว้วิเคราะห์สมรรถนะการดำเนินงานของธุรกิจได้เป็นอย่างดีสมกับคำที่กล่าวว่า " บัญชีคือภาษาธุรกิจ"

1. สำนักงานบัญชีสามารถใช้ข้อมูลที่แท้จริง และเที่ยงตรงในการดำเนินงาน โดยแสดงเป็นจำนวนเงินทุกรายการ
2. สำนักงานบัญชีสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในอดีตกับปัจจุบันได้ง่ายและรวดเร็ว เพื่อประโยชน์ในการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ 
3. สำนักงานบัญชีสามารถนำเสนองบการเงินเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหาร และการกู้ยืมเงินทุนมาดำเนินธุรกิจจากเจ้าหนี้
4. สำนักงานบัญชีสามารถใช้ควบคุมและป้องกันการรั่วไหล การใช้เงินมากเกินความจำเป็น รวมทั้งการลักขโมย และการปฏิบัติของพนักงานที่ผิดพลาด
5. สำนักงานบัญชีสามารถใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเพื่อใช้ในการคำนาณภาษีที่ธุรกิจต้องชำระให้แก่สรรพากรตามกฎหมายประมวลรัษฎากร

บันทึกของระบบบัญชีจากสำนักงานบัญชี

ระบบบัญชีของสำนักงานบัญชีจะต้องบันทึกข้อมูลเพื่อใช้ภายในและภายนอกกิจการ สำหรับภายนอกกิจการผู้ที่เกี่ยวข้อง เช่น นายธนาคารที่ธุรกิจกู้ยืมเงินหรือเจ้าหนี้ จะสนใจดูเฉพาะงบการเงินอันประกอบด้วยงบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด จากสำนักงานบัญชี แต่สำหรับภายในกิจการการบันทึกข้อมูลจะมีรายละเอียดมากกว่านั้นเพื่อเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงานแต่ละด้าน บันทึกพื้นฐานของ ระบบบัญชีของสำันักงานบัญชี ประกอบด้วย 

1. บัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินที่ลูกค้ายังคงค้างชำระต่อธุรกิจ (ควรมีรายละเอียดลูกหนี้แต่ละรายด้วย)
2. บัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ใช้บันทึกยอดเงินยังคงค้างชำระผู้ขายหรือเจ้าหนี้รายอื่น ๆ (ควรมีรายละเอียดเจ้าหนี้ทุกราย)
3. บัญชีควบคุมสินค้าคงคลัง ใช้บันทึกจำนวนรับ/จ่ายสินค้าคงคลัง จากธุรกิจทั้งหมด(ควรมีบัญชีคุมยอดแยกสินค้าคงเหลือแต่ละรายการ)
4. บัญชีเงินเดือน ใช้บันทึกค่าจ้างเงินเดือนของลูกจ้างพนักงาน และรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายตลอดจนรายการที่จ่ายเข้ากองทุนประกันสังคม
5. สมุดเงินสด นิยมแยกเป็นสมุดเงินสดรับและสมุดเงินสดจ่าย เพื่อใช้บันทึกการรับจ่ายเงินสดของกิจการ
6. บัญชีสินทรัพย์ถาวรของธุรกิจ ใช้บันทึกราคาต้นทุนที่ซื้อสินทรัพย์เหล่านั้นมา และแสดงค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์แต่ละรายการ
7. บัญชีอื่น ๆ เช่น บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชียอดขาย บัญชีต้นทุนขาย ฯลฯ